10 марта профессиональный праздник отметят работники архива. С этого дня и по 20 марта в округе пройдет «Архивная декада»
Если «копнуть» чуть глубже выясняется, что ушедший февраль был месяцем богатым на события для районного архива. Он был образован 6 февраля 1968 года Решением исполнительного комитета № 69. В феврале 2018 года архив переехал в новое здание. С этого момента начинается новый виток развития архивной службы района.
Сегодня на поприще сохранения документации трудятся четыре специалиста. Руководит отделом Марина Гарбузова, прием документов от фондообразователей ведет Екатерина Стряпкова, Светлана Петрова выполняет многочисленные запросы от граждан. Иван Лонгортов проводит важную работу по сканированию и оцифровке документов.
– Мы работаем в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования и учета документов архивного фонда. Работаем по четырем направлениям: организация хранения, комплектование, учет и использование документов, – начинает рассказ руководитель службы Марина Гарбузова.
Вынужденно отвлекаемся от диалога. Курьер одной из организаций, что сдает документы в архив, заносит внушительную пачку бумаг, с грохотом кладет ее на стол. Сотни листов архивистам еще предстоит изучить, составить опись, сброшюровать и убрать на хранение. Таких организаций у муниципального архива сорок. В обязанности сдача документов включена для органов местного самоуправления, для других подразделений – это взаимовыгодное сотрудничество. Среди таких – совхоз, школа, «Служба заказчика», информационное агентство, редакция газеты и другие.
– Есть документация постоянного хранения и документы по личному составу. Первую организация пять лет хранит в ведомственном архиве, потом передает нам. Документы по личному составу хранятся пятьдесят лет в организациях. К нам и те, и другие документы попадают лишь в случае ликвидации организации, – знакомит нас с тонкостями работы Марина Олеговна.
Сдаваемые на хранение бумаги в архивохранилище попадают далеко не сразу. Сначала они «проходят» комнату акклиматизации – своеобразный карантин. Потом каждый из документов будет включен в опись, ему учредят порядковый номер в фонде и только потом уберут в картонный короб на одном из металлических стеллажей хранилища. Подготовка к хранению ведется так тщательно, что работники архива при одном лишь упоминании документа называют номер фонда где он лежит и безошибочно направляются к нужной полке.
Кроме официальных бумаг организаций, принимает и структурирует архив документы выдающихся земляков. Есть короб с документами Андрея Трофимовича Пузырёва, участника Великой Отечественной войны, Белоруковых Раисы Хасановны и Михаила Сергеевича, Эммы Сергеевны Ильиной, Матрёны Серафимовны Коневой и других людей, внесших вклад в развитие района. Фотографии, письма, документы, грамоты, книги. Эта работа ведется непрерывно и в планах – только расширять фонды.
С переездом в новое здание условия для хранения документов доведены до идеальных. В хранилище поддерживается комфортная температура в 18-19 градусов и влажность не выше 50 процентов. Архивариусы отмечают, что с передачей в архив ответственность за сохранность ложится на их плечи, и отвечают они за каждый документ.
Архив таким, каким он является сейчас, образован в 1968 году. До этого все документы о деятельности, ведущейся в районе, направлялись в Салехард. Первым руководителем службы стала Галина Федоровна Урубкова. Самый давний экземпляр, что имеется в архиве, датирован 1934 годом. Это документы сынской рыболовецкой артели «Елап юш». Ветхие, они уже нуждаются в реставрации. Оказать помощь в их сохранении может институт в Томске, с которым архивисты уже ведут переговоры. Дезинфицировать и отреставрировать 340 страниц, сшить их в переплет и оцифровать будет стоить порядка пятидесяти тысяч рублей.
Большой вклад в комплектование архива в пору его становления внесли Галина Федоровна Урубкова, Анна Семеновна Вшивцева, почти 40 лет отработала на должности руководителя подразделения Наталья Петровна Шульгина. Марина Олеговна отмечает, что документы колхозов годов этак шестидесятых по аккуратности и кропотливости заполнения, причем «от руки», не сравнятся с современными. В те времена ошибку было не стереть нажатием кнопки delete, поэтому к заполнению документации относились с особым трепетом.
Оказывает архив муниципальную услугу по исполнению запросов. За прошлый год архив выполнил 261 социально-правовой запрос. Чаще обращаются с просьбой подтверждения места работы и стажа. Успешно даны ответы на 152 тематических запроса, которые касаются земельных отношений, прав собственности и нормативно-правовых документов. Прибегают к архиву люди и за помощью в разрешении генеалогических вопросов. Эти услуги предоставляются бесплатно.
– По регламенту мы должны дать ответ в течение двадцати дней, но обычно выполняем запросы быстрее. Иногда, конечно, приходится давать отрицательный ответ, поскольку необходимых документов в архиве нет. Но чаще всего просьбы удовлетворяются. Для того, чтобы быстро получить ответ на запрос, гражданину следует предоставить нам максимум имеющейся информации по документу им разыскиваемому, – комментирует Светлана Петрова.
В дни «Архивной декады» специалисты отдела запланировали День открытых дверей для ответственных за ведение ведомственных архивов в организациях, а также поездки по поселениям района. Отмечают, что подобных выездов не было уже два года, потребность их назрела.
Непрерывно ведется оцифровка документов. Начали с особо важных и ценных. К 2014 году, по Указу Президента России, перевели в цифровой вариант 20% фонда. Теперь работают в соответствии с установленным на год планом. Дату, когда цифровую копию будут иметь все документы, архивисты не берутся называть. Бесконечное количество бумаг наполняет хранилища, а в них – история района, предприятий, судьбы людей.
Валентина Никитина.
Фото Вениамина Горяева.
